Como los propietarios de pequenas empresas pueden evitar situaciones temibles

"Mientras las empresas estén ganando dinero todos los meses, no considerarán la contabilidad como algo de un alto nivel de importancia", dice Tessa Keena, gerente de Hungerford Nichols. Keena es uno de los dos líderes en su departamento de servicios de contabilidad especializados. En su rol, se enfoca en las necesidades de asesoría contable y comercial de los clientes de la firma.

Cuando trabaja con compañías que se inician, una de las primeras conversaciones que ella tiene con ellos está dirigida a identificar a las personas o socios claves con los que trabajará la empresa. “Un abogado, un banquero, agentes de seguros, además de un contador. Todas personas claves que serán socios críticos para ayudar a la empresa y que son probablemente los roles más importantes que debe tener su equipo de liderazgo. Si lo piensa bien, si no configura [su negocio] correctamente desde el principio, especialmente desde el lado legal, se está preparando para los problemas legales", dice ella.

Mirando más allá de la pieza de registro, hay elementos legales aún más complejos que los propietarios de pequeñas empresas pueden desconocer.

"A menudo, lo que dirá la gente es: "Tengo una idea y no sé qué hacer con ésta. ¿Cómo lo protejo?" dice de Grand Rapids, David Oppenhuizen, abogado nativo de Grand Rapids y practicante de Oppenhuizen Law PLC. Con más de 10 años de experiencia en la industria, el enfoque principal de Oppenhuizen es la propiedad intelectual, más específicamente las leyes de patentes, derechos de autor y marcas registradas.

Pesando el costo de las inversiones tempranas

Probablemente no hace falta decir que un desafío común para las empresas en etapa inicial es la falta de capital. Además, determinar qué servicios pueden ser necesarios puede dejar a los dueños de negocios confundidos y abrumados. Oppenhuizen y Keena han visto estos elementos en juego, pero comunican cómo el abordar estos elementos de manera proactiva puede ahorrar tiempo y ser más rentable a largo plazo.

En lo relacionado con los inventores específicamente, "Lo primero que se debe hacer es una búsqueda de patentes, que implica una búsqueda de millones de patentes existentes y documentos de patente publicados para determinar qué tan probable es que la invención sea patentable. Si resulta favorable, el siguiente paso es solicitar una patente provisional. Este es un paso opcional, pero es una entrada más económica y con menos barreras que ir directamente a una solicitud de patente de utilidad no provisional. Esa es la forma de empezar. El proceso completo de solicitud de patente puede durar de dos a cuatro años,” explica Oppenhuizen.

David Oppenhuizen

En lo que se refiere a la asistencia de propiedad intelectual, Oppenhuizen dice que, además de consumir mucho tiempo, el proceso de solicitud de patente es costoso, pero se puede manejar. “Los costos se incurren paso a paso, lo cual ayuda. El proceso les permite no tener que pagar todo de una vez. Mientras las cosas vayan bien en la comercialización del producto, se justifica seguir buscando la patente."

Estar dispuesto a trabajar en sus finanzas también puede ayudar a reducir su inversión financiera inicial. “Los servicios de contabilidad pueden ser una opción costosa al principio. Intentamos animar al cliente a hacer parte del trabajo por su cuenta. Brindamos orientación y, si tienen el tiempo, la capacidad y las ganas, harán la mayoría del trabajo. Les daremos orientación sobre cómo hacerlo. Si no, podemos hacer el trabajo por ellos," dice Keena.

Por otro lado, Lindsay Kronemeyer tiene experiencia en educar y capacitar a los clientes en cuanto a desarrollar y mantener programas de seguros comerciales. Como ejecutiva de cuentas en el Grupo LIghthouse, Kronemeyer maneja políticas que incluyen seguro a la propiedad, compensación a los trabajadores y responsabilidad general, particularmente dentro de las industrias de construcción y administración de propiedades.

"Me parece que las nuevas empresas que comienzan realmente no entienden la transferencia de riesgos que es clave dentro de la industria de la construcción," dice.

“Cuando eres nuevo, a veces, el impacto puede ser sorprendente si se trata de una cobertura que nunca has visto antes," agrega. "Siempre es bueno estar orientado sobre lo que está haciendo su industria y cuáles son sus exposiciones potenciales. Queremos que nuestros clientes tengan un entendimiento suficiente y luego encuentren a alguien en quien confíen para trabajar en el proceso."

Simplificando los elementos técnicos

Debido a los matices técnicos y la jerga de la industria, es común que los dueños de negocios entren en estas conversaciones sin ningún conocimiento práctico de lo que se necesita o qué pueden esperar.

"La terminología puede reemplazar a la gente," dice Keena. “Nos gusta tratar de guiar a las personas y ayudarlas a entender. Esto Puede en lengua extranjera."

"Eso es un desafío, eso es seguro," dice Oppenhuizen. “La esencia de lo que hago y con lo que ayudo a las personas es asegurarme de que nadie esté copiando inadvertidamente el nombre o la invención de otro, lo que equivaldría a una infracción de patente. Lo que estamos tratando de asegurarnos es que cuando alguien está iniciando un negocio, no se está exponiendo a esa responsabilidad. Lo último con lo que una empresa de nueva creación debe lidiar es recibir una carta de cese y desistimiento y defenderla cuando deberían centrarse en su producto, marketing, y clientes."

Kronemeyer busca ayudar a las personas a comprender más sobre el riesgo, la responsabilidad y las opciones de cobertura que pueden ser nuevas para ellos. "A veces no vemos que las compañías más pequeñas o más nuevas comprendan la importancia de las coberturas auxiliares y dónde van a comenzar a brindar cobertura." Se trata de educarlos sobre los beneficios. Proporcionar ejemplos de reclamaciones ha sido una gran solución," dice ella. "Dar ejemplos tangibles y explicarlo simplifica para que lo puedan entender."

Beneficios de la participación proactiva

Una vez que se abordan los elementos fundamentales, el alcance de la protección proporcionada puede ser impactante en lugares inesperados. Por ejemplo, trabajar de forma proactiva a través de estos elementos puede ayudar a los propietarios de negocios a obtener financiamiento y proteger su presencia en línea.

"Hay mucho comercio electrónico hoy. Hay muchas situaciones en las que el primer contacto que alguien puede recibir puede no ser una carta de cese y desistimiento, podría ser que la entidad que alega la infracción se ponga en contacto con Amazon y diga 'tal y cual es' infringiendo mi marca registrada 'y luego Amazon eliminará el listado. O si está vendiendo algo en su propio sitio web, es posible que se pongan en contacto con su compañía de alojamiento de sitios web y traten de hacer que descarguen su sitio web completo cuando esa es su principal o única fuente de negocios, eso puede ser bastante dramático y crear una situación de emergencia real," dice Oppenhuizen.

Además de la potencial interrupción operativa que pueden plantear los problemas legales, el costo de luchar contra las reclamaciones puede presentar otro desafío para las empresas. "Las personas pueden esperar gastar cinco, 10, 20 veces más en los honorarios de los abogados si se encuentran en una situación de reacción en lugar de tomar medidas proactivas para asegurarse de que no están infringiendo los derechos de nadie," dice Oppenhuizen.

"Al no hacer lo que se necesitas al principio y llegar a nosotros después, terminarás gastando más", dice Keena. “Lo que vemos es que la gente puede ir de seis meses a un año o más sin tener esa supervisión y apoyo, y las cosas son un tanto desordenadas con sus estados financieros. Luego, hay más que limpiar.” Por ejemplo, no mantener adecuadamente los registros financieros puede ocasionar problemas tanto internos como externos, como cuando se busca financiamiento, la presentación de impuestos o la respuesta a una auditoría.

Educándote por adelantado

“Definitivamente, hay opciones locales con las que comenzar antes de tener que trabajar directamente con una firma de contabilidad. Hay muchas organizaciones, como GROW, Grand Rapids Opportunities for Women, con las que hemos trabajado durante muchos años, y la Fundación para el Desarrollo Económico. Estas proporcionan recursos para ayudar a comenzar," dice Keena.

“La recomendación es tener en mente lo que debes hacer para trabajar con un profesional de la contabilidad. Como podemos ver con las leyes fiscales y los cambios que son constantes en el Congreso, hay mucho más que solo hacer una declaración de impuestos. Es importante tener contacto con un contador solo para tener a alguien a quien recurrir," agrega.

Oppenhuizen recomienda tomar algunos pasos pequeños pero importantes para protegerse antes de seguir adelante con sus ideas o registro empresarial. Estos consejos incluyen no enamorarse de un nombre antes de confirmar su disponibilidad y consultar con un abogado antes de compartir públicamente su idea, por ejemplo, a través de una campaña de crowdfunding.

“En lo que respecta a las patentes, es difícil hacer su propia búsqueda de patentes, pero las personas pueden hacer una búsqueda inicial a través de Patentes de Google e intentar ver si alguien ya ha creado la misma invención o una similar. Pueden hacer lo mismo con las marcas registradas en el sitio web de Patentes y Marcas Comerciales de los EE. UU." Aunque estos motores de búsqueda no pueden proporcionar todas las variaciones o matices, pueden proporcionar a las personas información preliminar.

"Siempre estar informado sobre lo que está haciendo la industria y cuáles son sus riesgos potenciales. Queremos que las personas tengan entiendan lo suficiente y luego encuentren a alguien en quien confíen para trabajar en el proceso," dice Kronemeyer. “Comuníquese con un agente de seguros u obtenga información cuando las cosas estén cambiando. Las cosas siempre están cambiando y tienes que estar al tanto de eso."

---

Building Bridges es una serie enfocada en la comunidad empresarial diversa dentro de la región del oeste de Michigan. Durante el año, la serie destacará los solucionadores de problemas únicos y los creadores de cambios que buscan impactar positivamente en el crecimiento de la economía y el ecosistema local. Building Bridges cuenta con el apoyo de Grand Rapids Opportunities for Women (GROW).

Leandra Nisbet, propietaria de Stingray Advisory Group LLC y copropietaria de Gold Leaf Designs LLC, tiene más de 14 años de experiencia en liderazgo, ventas y marketing y diseño gráfico. A través de estas organizaciones, ella ayuda a las empresas a crear estrategias para el crecimiento y la sostenibilidad a través de: planificación estratégica, desarrollo / implementación de conceptos de marketing, soluciones de gestión de riesgos y organización financiera. Nisbet participa activamente en la comunidad, forma parte de varios consejos y comités, y ha sido reconocida como una de las 40 líderes de negocios en Grand Rapids.

¡Comuníquese con Leandra Nisbet por correo electrónico a [email protected]!

Fotos por Chantal Pasag de Pasagraphy.